آیا وقت آن رسیده است که نیازهای IT شرکت خود را برون سپاری کنید؟

در این مقاله سعی شده تا مزایای استفاده از خدمات برونسپاری و همچنین معایب ناشی از برونسپاری اشتباه بررسی گردد تا در یکی از استراتیژیک ترین تصمیمات مدیریتی یعنی برون سپاری خدمات IT سازمان آگاهانه تر تصمیم بگیرید.

به فرایند واگذار کردن اداره ی زیرساخت ها و عملیات مربوط به فناوری اطلاعات در یک شرکت، برون سپاری IT گفته می شود. یکی از عوامل تاثیر گذار در پروسه ی انجام عملیات برون سپاری، مشخص کردن انتظاراتتان و متناسب کردن آن ها با استراتژی های کسب و کارتان است. در غیر این صورت، ممکن است کسب و کار شما بیش از آنچه که به دست می آورد، متحمل ضرر شود.

نقاط مثبت برون سپاری IT

  • بر روی شایستگی یک شرکت تمرکز کنید

هنگامی که کارهای شرکت خود را به یک شرکت که خدمات مدیریت شده  فناوری اطلاعات بر اساس استانداردهای ITIL ارائه میکند، می سپارید، بهتر است توانایی  فنی آنها را اولین معیار سنجش خود قرار دهید. این موضوع زمانی که شما مدیریت یک کسب و کار کوچک یا متوسط را بر عهده دارید بیشتر دارای اهمیت می شود، زیرا در چنین کسب و کارهایی شما منابع محدودی دارید که باید آنها را در جهت رفع نیازهای  IT  شرکت و همچنین رفع نیازهای مشتریان خود تقسیم کنید. توجه داشته باشید که ارائه خدمات با استفاده از بسترهای جدیدی که فناوری اطلاعات برای کسب و کارها به ارمغان آورده است یکی از مهمترین عوامل رضایت مشتریان در ده ی اخیر بوده است. لذا ایجاد و نگهداری زیرساخت فناوری اطلاعات کم اهمیت تر از سایر بخش های کسب و کارهای تولیدی و خدماتی نیست.

  • دسترسی به متخصصین زبده

با در نظر گرفتن مزیت شماره (1)، از آنجایی که داشتن تیمی بزرگ از متخصصین IT که هر کدام توانایی های منحصر به فردی دارند بسیار پرهزینه است، در نهایت ممکن است شما به یک یا دو متخصص را استخدام کنید و آن دو نفر مجبور شوند کارهای زیادی را انجام دهند. این در حالی است که ارائه دهندگان خدمات IT اغلب دارای تیم کاملی از متخصصین می باشند که برحسب نیاز به شرکت های مختلفی برای رفع مشکلات مراجعه می کنند و شما نیز می توانید با مراجعه به آنها برای حل مشکلات خود کمک بگیرید، بدون اینکه مجبور باشید کل حقوق سالیانه ی آنان را پرداخت کنید.

  • کاهش هزینه ها

یکی از دلایلی که کمک گرفتن از شرکت هایی که خدمات مدیریت شده فناوری اطلاعات ارائه میدهند این است که شما می توانید به جدیدترین زیرساخت های روز دنیا بدون نیاز به خرید آنها دسترسی داشته باشید. همچنین با توجه به وظیفه و تخصص این دست از شرکت ها، کارشناسان مربوطه سریع تر از سایرین به جدیدترین تکنولوژی ها و تکنیک ها مسلط می شوند، در نتیجه یکی از مهمترین هزینه ای سازمان ها، یعنی هزینه آموزش پرسنل IT جهت بروز بودن تخصص آنها، کاملا کنترل می گردد.

  • کاهش خطر قطع سرویس

قطع سرویس مشکل جدی است که اغلب کسب و کارها با آن روبرو می شوند. شرکت های ارائه دهنده خدمات IT اغلب اطلاعات را بر روی چندین سرور پشتیبان ذخیره می کنند، و از راه حل های نوینی جهت پشتیبان گیری از اطلاعات حیاتی سازمان ها استفاده می نمایند. بعضی از شرکت های ارائه دهنده خدمات مدیریت شده حرفه ای و بزرگ معمولا برنامه بازگشت از فاجعه (Disaster Recovery Plan)  مناسب با هر کسب و کار و یا “اندازه گیری استمرار کسب و کار” را تهیه میکنند، بنابراین با برون سپاری نیازهای IT، احتمال بروز مشکل قطع سرویس تا حد قابل توجهی کاهش می یابد.

نقاط منفی برون سپاری IT

  • زمان انتظار

فرض کنید شرکت شما دارای یک واحد IT درونی باشد و رایانه ی شما دچار مشکلی شود. در این صورت شما سریعا با واحد IT شرکت خود تماس گرفته و متخصص حاضر در شرکت سراغتان می آید و مشکلتان را برطرف می کند. اما در صورتی که شما خدمات IT خود را برون سپاری کنید، مشکلتان به این سرعت حل نخواهد شد. بنابرین، پیشنهاد می شود، حتما با شرکت هایی وارد قرارداد نگهداری شوید که دارای شرایط ذیل باشند:

  • داشتن قرارداردهای متنوع از لحاظ نوع و کیفیت سرویس دهی باشند.
  • داراری پوشش زمان انتظار خدمات بر اساس اولویت های به روز و منحصر به کسب و کار شما باشند.
  • دارای سیستم های مختلف درخواست خدمات باشند. در حال حاضر شرکت های حرفه ایی در این زمینه دارای پورتال در دسترس، نرم افزارهای موبایلی جهت اعلام مشکلات به کارشناسان، سامانه های پیامکی، و همچنین کانال سرویس دهی از راه دور اختصاصی(Remote) هستند.
  • نداشتن کنترل و اعمال قدرت

گاهی پیش می آید که شرکت های ارائه دهنده خدمات از شما بخواهند تجهیزات یا نرم افزارهایی را بخرید که واقعا در آن لحظه هیچ کارایی برای شما ندارند. دلیل این اتفاق اغلب این است که، متخصصین شرکت مذکور در استفاده از آن نرم افزار یا سخت افزار، تواناتر هستند. بنابراین، توصیه می شود نمونه های رضایت مشتریان و سابقه ی کاری شرکت ها را قبل از عقد قرارداد برسی کنید تا از وقوع چنین هزینه های بی مورد جلوگیری شود. همچنین می توانید از با شرکت هایی وارد این سطح از قرارداد نگهداری شوید که بسیاری از تجهزیات و خدمات خود را به صورت اجاره ایی در اختیار شما قراردهند.

  • هزینه های پیشبینی نشده

همان اندازه که همکاری کردن با یک شرکت حرفه ای و قابل اعتماد باعث کاهش هزینه ها می شود، همکاری با شرکت نادرست نیز باعث افزایش هزینه ها می شود. استفاده از طرح های منعطف ماهانه تنها وقتی سودمند است که شما از حداکثر سرویسی که خریداری می کنید استفاده کنید و بیش از حد نیاز خرج نکنید. همانطور که در ابتدای مقاله گفته شد، بهتر است اول اهداف و نیازهای خود را مشخص کنید، و سپس اقدام به خرید و عقد قرارداد نمایید.

  • مسائل امنیتی و اعتماد

وقتی که شما اداره ی واحد IT  خود را به شرکت ثالث واگذار می کنید، شرکت شما از نظر حفظ امنیت و مقررات به آنها متکی می شود. بنابراین باید قابل اعتماد بودن شرکت ارائه دهنده خدمات را به دقت بررسی کنید. برای انجام این کار می توانید به کتابخانه ی زیربنایی فناوری اطلاعات (ITIL) و یا موافقت نامه ی سطح خدمات (SLA) مراجعه کنید. همچنین نظرات کاربران دیگر شرکت ارائه دهنده ی خدمات نیز برای بررسی قابل اعتماد بودن مفید است.شرکت های حرفه ایی در قراردادهای خود موارد مربوط به SLA و یا بند های مربوط به تعهد به عدم افشای اطلاعات (Non-Disclosure Agreement) یا قرارداد محرمانگی(Confidentiality Agreement) حتما لحاظ می نمایند.

جمع بندی : تصمیم گیری برای برون سپاری IT درست مانند تمامی تصمیماتی که در مورد همکاری با شرکت های ثالث است، باید دارای ملاحظاتی باشد. طبق آنچه در این فهرست دیده می شود و با توجه به شرایط روز کشور و لزوم حفظ منابه مالی از طریق کاهش هزینه های عملیاتی و همچنین توسعه زیرساخت های فناوری محور، شاید تصمیم به برون سپاری خدمات مربوط به فناوری اطلاعات سازمان های در حال حاضر تصمیمی هوشمندانه و استراتژیک محسوب شود، اما موفقیت این دست از پروژه ها و قراردادها بستگی به دو عاما اساسی خواهد داش:

  • آگاهی به نیازهای سازمان در حوزه فناوری اطلاعات
  • انتخاب شرکت سرویس دهنده مناسب و حرفه ایی جهت برون سپاری قلب سازمان ها یعنی خدمات فناوری اطلاعات

جهت آگاهی از خدمات outsourcing شرکت آوان روی لینک زیر کلیک کنید: